هر يك از بخشهاي مهندسي ليست كامل كالاي مورد نياز در هر بخش را تهيه مي نمايد. علاوه بر فهرست مزبور كليه مدارك مهندسي و نيز فرمهاي درخواست خريد اقلام و تجهيزات توسط هر بخش براي كالاهاي مربوط به آن بخش تهيه مي گردد.
مدارك مذكور مقادير، مشخصات فني ،‌ شرايط كاري و محيطي ، نيازهاي بازرسي فني ، شرايط بسته بندي و حمل و غيره را براي هر تجهيز يا كالا تعيين مي نمايد و سازندگان بايد بر آن اساس پيشنهادات فني و مالي خود را براي تامين آن تجهيز يا كالا ارسال نمايند.

پس از دريافت پيشنهادات فني از سازندگان براي هر يك از درخواستهاي خريد ،‌مدارك دريافت شده توسط بخشهاي ذيربط مورد بررسي قرار خواهد گرفت . نواقص پيشنهادات و يا نكات مبهم موجود در آن به پيشنهاد دهندگان اعلام و از آنها خواسته خواهد شد كه ظرف مدت معيني نسبت به رفع نقص ، تكميل و يا ارسال توضيحات و مستندات بيشتر اقدام نمايند.
پس از آن وضعيت پيشنهادات فني سازندگان براي هر درخواست خريد طي گزارش مختصري به كارفرما جهت اقدامات بعدي اعلام خواهد شد. اين گزارشات شامل جداول ارزيابي فني TBA (Technical Bid Analysis) تهيه شده خواهد بود.

پس از انتخاب سازندگان براي تجهيزات و كالاي پروژه ، ‌مدارك دريافت شده از آنان توسط بخشهاي ذيربط مورد بررسي قرار خواهد گرفت . هدف از اين بررسي انطباق مشخصات تجهيزات با طراحي انجام شده براي ايستگاه، كدها و استانداردهاي طراحي مورد درخواست و حصول اطمينان از وجود كليه اطلاعات لازم براي تكميل طراحي ايستگاه ، حمل ، نصب تجهيزات ، بهره برداري و تعميرات در مدارك سازندگان ‌مي باشد.
به موازات از اطلاعات دريافت شده براي تكميل طراحي و رفع HOLD از نقشه هاي اجرايي ، استفاده مي شود.